Cabinet · Santé numérique
Frontière entre coordination administrative et fonction clinique
Urgentis peut être présenté comme un outil de coordination des rendez-vous, listes d’attente et communications administratives. Toute extension au dossier, à la prescription, au triage ou au conseil médical change le niveau de risque et exige une validation distincte.
Ce document aide à préparer le cadrage. Il ne remplace ni le contrat signé, ni une analyse d’impact, ni l’avis d’un avocat ou du DPO de l’organisation.
01
Périmètre administratif publiable
- Demandes de rendez-vous, disponibilités et créneaux libérés.
- Listes d’attente basées sur des critères administratifs définis par le cabinet.
- Rappels et statuts formulés sans détail médical inutile.
- Organisation des rôles et tâches non cliniques du cabinet.
02
Secret professionnel et accès
Le professionnel reste responsable de la relation de soins et du secret. Un membre administratif peut accéder aux informations nécessaires à sa tâche, sans obtenir automatiquement un accès au dossier clinique complet.
- Séparer données administratives et cliniques.
- Limiter les rôles, journaliser les accès et former les utilisateurs.
- Prévoir une procédure de bris de glace uniquement si elle est réellement nécessaire et encadrée.
03
Dossier patient et conservation
Si Urgentis héberge tout ou partie d’un dossier patient, il doit permettre au professionnel de respecter la tenue, l’accès, la copie, la continuité et la conservation légale. Le dossier est conservé au moins 30 ans et au plus 50 ans après le dernier contact selon la loi belge sur la qualité des soins ; cette durée ne s’applique pas automatiquement aux données de rendez-vous ou logs techniques.
À valider : Ne pas annoncer Urgentis comme DMI ou dossier médical homologué sans qualification, intégrations, gouvernance et preuves correspondantes.
04
Documents, prescriptions et renouvellements
- Urgentis ne doit pas générer une prescription autonome.
- Une demande de renouvellement reste une demande adressée au prescripteur.
- La prescription électronique officielle passe par le circuit Recip-e et un logiciel habilité.
- Un document clinique doit être attribué, signé lorsqu’exigé, conservé et accessible dans le bon dossier.
05
Messagerie patient–professionnel
Une messagerie clinique implique confidentialité, disponibilité, authentification, délais de réponse, continuité et intégration au dossier. Un message automatique ne doit jamais laisser croire qu’un médecin a lu ou traité la demande.
À valider : Tant qu’un module clinique n’a pas été validé, limiter les échanges aux communications administratives et afficher clairement que le canal ne convient pas aux urgences.
06
Triage, score et intelligence artificielle
Une fonction qui recommande, classe ou influence une décision médicale individuelle doit faire l’objet d’une qualification MDR/IVDR, AI Act, RGPD et eHealth fondée sur sa finalité revendiquée et son fonctionnement réel.
À valider : Bloquer toute mise en production ou promotion d’un triage clinique, score ou suggestion médicale avant mémo réglementaire signé et, si nécessaire, parcours de dispositif médical.
07
Droits du patient
- Information claire, consentement aux soins, vie privée et accès au dossier.
- Consultation et copie du dossier selon le régime patient, avec délai maximal de 15 jours dans les conditions applicables.
- Protection des informations de tiers et prise en compte de la personne de confiance ou du représentant.