Projet préparatoire · validation juridique requise

Commune · Belgique

Cadre préparatoire des pouvoirs locaux

Une commune belge n’est pas un client SaaS ordinaire. Le contrat, la gouvernance et le parcours citoyen doivent tenir compte de la région, des compétences, des marchés publics, des archives, de la transparence, des langues et de la continuité du service public.

Ce document aide à préparer le cadrage. Il ne remplace ni le contrat signé, ni une analyse d’impact, ni l’avis d’un avocat ou du DPO de l’organisation.

Autorité compétente et gouvernance

Identifier la commune, la région, l’organe compétent, les délégations et la tutelle.
Désigner les responsables métier, IT, sécurité, DPO, marchés publics et archives.
Séparer clairement la technologie Urgentis de la décision prise par l’autorité publique.

Marchés publics

Une commune est un pouvoir adjudicateur. Un achat SaaS onéreux relève en principe du droit des marchés publics et la valeur doit être calculée sur la durée totale, options, renouvellements, intégrations, bornes et consommations compris.

Ne pas fractionner artificiellement le besoin.
Respecter transparence, égalité, concurrence et canal officiel de questions.
Préparer e-Procurement, signature, attestations, TCO et matrice de conformité au cahier des charges.
Les documents du marché priment généralement sur les CGV standard du fournisseur.

Décisions et motivation administrative

Urgentis ne doit pas décider automatiquement de l’admissibilité d’une demande. Si le produit prépare une décision, le motif doit rester fondé en droit et en fait, éditable, attribuable à l’auteur compétent et contrôlable.

Archives, conservation et transparence

Qualifier les bases, tickets, journaux et exports susceptibles de devenir archives publiques.
Associer chaque série à une règle de conservation et à un sort final.
Ne pas supprimer irréversiblement une archive sur simple demande d’un agent.
Prévoir extraction, communication partielle et protection des secrets légitimes pour les demandes d’accès aux documents administratifs.

Langues administratives

Les règles varient selon la région linguistique, Bruxelles-Capitale et les communes à facilités. La chaîne entière doit être validée : interface, notification, ticket, document, aide et support.

eID, itsme et identifiants

Définir le niveau d’identification réellement nécessaire au service.
Ne pas utiliser le numéro de Registre national comme identifiant technique par défaut.
Documenter habilitation, attributs, durée et accès.
Préparer la reconnaissance des moyens d’identification européens lorsque le cadre eIDAS l’exige.

Facturation, responsabilité et sortie

Préparer la facturation électronique structurée et les références d’engagement.
Aligner responsabilité, assurance, pénalités, SLA et mesures de continuité sur le cahier des charges.
Décrire formats, documentation, assistance, propriété intellectuelle et réversibilité.

À valider : Un plafond de responsabilité, une hausse de prix ou une nouvelle fonction ne peut pas être imposé par une modification unilatérale incompatible avec le marché.

Variantes régionales

Le dossier doit être décliné pour Bruxelles, la Wallonie et la Flandre : organisation des pouvoirs locaux, publicité administrative, archives, tutelle, langues et procédures ne sont pas uniformes.

Sources officielles de référence

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