Politique de confidentialité

La présente politique décrit comment Urgentis traite les données à caractère personnel, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

1. Responsable du traitement

Lorsque vous utilisez la borne d'un organisme client équipé d'Urgentis, le responsable du traitement est l'organisme concerné (commune, mutualité, administration).

Pixel Company(éditeur d'Urgentis, représentée par Rami Oulad Seghir Hajjaj) intervient en qualité de sous-traitantau sens de l'article 28 RGPD, dans le cadre d'un accord (DPA) signé avec l'organisme client.

Pour les pages publiques d'Urgentis (urgentis.be hors borne client), le responsable du traitement est Pixel Company, avec siège à Bruxelles, Belgique. Contact : contact@urgentis.be.

2. Données traitées et finalités

3. Durées de conservation

• Numéro de téléphone : effacé dès la fin du passage en guichet ou expiration du ticket (24h max).
• Ticket complet : 30 jours après clôture, suppression définitive (politique de minimisation forte). Les statistiques agrégées anonymes restent disponibles 13 mois pour le pilotage.
• Avis usagers : 24 mois.
• Logs techniques : 12 mois.
• Audit log (actions agents) : 3 ans (obligation de traçabilité).
• Compte agent : durée de la collaboration + 30 jours.

4. Destinataires

Les données sont accessibles aux agents habilités de l'organisme client et, dans une mesure strictement nécessaire à la maintenance, aux équipes techniques de Pixel Company liées par un engagement de confidentialité.

Aucune donnée n'est vendue, louée ni cédée à des tiers à des fins commerciales.

5. Sous-traitants ultérieurs

• Vercel Inc. — hébergement frontend, Frankfurt (Allemagne).
• Supabase — base de données et authentification, UE.
• Twilio Ireland Ltd. — passerelle SMS, Irlande.
• Resend — emails transactionnels, UE.
• Plausible Analytics — statistiques web sans cookies, UE.

Tous les sous-traitants sont liés par un DPA conforme à l'article 28 RGPD. L'hébergement et le traitement ont lieu dans l'UE. Le seul transfert hors UE/EEE est l'acheminement des SMS de notification via notre opérateur (États-Unis), encadré par des clauses contractuelles types et sans donnée de santé.

6. Sécurité

• Chiffrement TLS 1.3 en transit, AES-256-GCM au repos pour les données sensibles.
• Authentification par PIN hashé (Argon2id) + JWT signé pour les agents.
• Row Level Security au niveau base de données : un agent ne voit que son organisme.
• Logs immuables et séparés.
• Sauvegardes journalières chiffrées, restauration testée trimestriellement.

7. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Rectification : corriger des données inexactes.
• Effacement(« droit à l'oubli »).
• Limitation du traitement.
• Opposition, notamment au profilage.
• Portabilité dans un format structuré (JSON/CSV).
• Retrait du consentement à tout moment, sans effet rétroactif.

Pour exercer ces droits, écrivez à l'organisme concerné (responsable du traitement) ou à contact@urgentis.be (sous-traitant — la demande sera transmise au responsable). Une réponse vous est adressée dans les 30 jours.

8. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) :

• Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
• autoriteprotectiondonnees.be
• contact@apd-gba.be

9. Mineurs

Le service est destiné aux usagers majeurs. Si un mineur prend un ticket, aucune donnée d'identification n'est collectée par défaut (anonymat numéro de file).

En cas de rendez-vous nécessitant nom + prénom, un parent ou tuteur est réputé donner son accord.

10. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La date de dernière modification figure en tête de page.

Pour les modifications substantielles, une notification est faite au responsable du traitement (organisme client) qui en informe les usagers.

11. Sources officielles vérifiées

• RGPD (texte intégral) — Règlement (UE) 2016/679 : eur-lex.europa.eu — CELEX 32016R0679
• Loi belge du 30 juillet 2018 (cadre RGPD) : ejustice.just.fgov.be
• Directive ePrivacy 2002/58/CE : CELEX 32002L0058
• Autorité de protection des données (APD/GBA) : autoriteprotectiondonnees.be

La présente politique se fonde sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679) et la loi belge du 30 juillet 2018. Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@urgentis.be.

Privacy policy

This policy describes how Urgentis processes personal data, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and the Belgian Act of 30 July 2018.

1. Data controller

When you use the kiosk of a client organisation equipped with Urgentis, the data controller is the relevant organisation (municipality, mutual insurance fund, public administration). Pixel Company acts as a processor within the meaning of Article 28 GDPR, under a Data Processing Agreement (DPA) signed with the client organisation.

2. Data processed and purposes

• Anonymous ticket number, service category, timestamps — issuing a ticket and queue position. Legal basis: public-interest task.
• Phone number (encrypted AES-256-GCM) — SMS notification ~5 min before being called. Legal basis: consent (voluntary opt-in).
• First name + last name (if identified appointment) — appointment verification. Legal basis: public-interest task.
• User feedback (rating + optional comment) — quality improvement. Legal basis: consent.
• Technical logs (IP, user-agent, request timestamp) — security, abuse prevention, traceability. Legal basis: legitimate interest.
• Agent account (email, name, role, hashed PIN) — staff authentication. Legal basis: performance of the contract.

3. Retention periods

• Phone number: erased as soon as the counter visit ends or the ticket expires (24h max).
• Full ticket: 30 days after closure, then permanent deletion.
• User feedback: 24 months.
• Technical logs: 12 months.
• Audit log (agent actions): 3 years.
• Agent account: duration of the collaboration + 30 days.

4. Recipients

Data is accessible to authorised agents of the client organisation and, to the extent strictly necessary for maintenance, to the technical teams of Pixel Company bound by a confidentiality undertaking. No data is sold, rented or transferred to third parties for commercial purposes.

5. Sub-processors

• Vercel Inc. — frontend hosting, Frankfurt (Germany).
• Supabase — database and authentication, EU.
• Twilio Ireland Ltd. — SMS gateway, Ireland.
• Resend — transactional email, EU.
• Plausible Analytics — cookieless web statistics, EU.

All sub-processors are bound by a DPA compliant with Article 28 of the GDPR. No data transfer takes place outside the EU/EEA.

6. Security

• TLS 1.3 encryption in transit, AES-256-GCM at rest for sensitive data.
• Authentication via hashed PIN (Argon2id) + signed JWT for agents.
• Row Level Security: an agent only sees their own organisation.
• Immutable, segregated logs.
• Daily encrypted backups, restoration tested quarterly.

7. Your rights

In accordance with Articles 15 to 22 of the GDPR, you have the following rights: access, rectification, erasure ("right to be forgotten"), restriction of processing, objection (including to profiling), portability (JSON/CSV), and withdrawal of consent at any time without retroactive effect.

To exercise these rights, write to the relevant organisation (data controller) or to contact@urgentis.be. A response will be provided within 30 days.

8. Complaint to the supervisory authority

If you consider that your rights are not respected, you may lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (DPA), Rue de la Presse 35, 1000 Brussels — autoriteprotectiondonnees.be.

9. Minors

The service is intended for adult users. If a minor takes a ticket, no identifying data is collected by default (anonymous queue number). For appointments requiring first and last name, a parent or guardian is deemed to have given their consent.

10. Amendments

This policy may be updated. The date of last modification appears at the top of the page. For substantial changes, notification is given to the data controller (client organisation).

This policy is based on the General Data Protection Regulation (GDPR, EU 2016/679) and the Belgian Act of 30 July 2018. For any question relating to your data or to exercise your rights, contact us at contact@urgentis.be.

Privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe Urgentis persoonsgegevens verwerkt, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (« AVG ») en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer u gebruik maakt van de zuil van een klantorganisatie die met Urgentis is uitgerust, is de verwerkingsverantwoordelijke de betrokken organisatie (gemeente, mutualiteit, administratie).

Pixel Company (uitgever van Urgentis, vertegenwoordigd door Rami Oulad Seghir Hajjaj) treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, in het kader van een met de klantorganisatie ondertekende verwerkersovereenkomst (DPA).

Voor de openbare pagina's van Urgentis is de verwerkingsverantwoordelijke Pixel Company, met zetel te Brussel, België. Contact : contact@urgentis.be.

2. Verwerkte gegevens en doeleinden

Zie de Franse versie hierboven voor het volledige overzicht (anoniem ticketnummer, telefoonnummer versleuteld, naam bij afspraak, gebruikersfeedback, technische logs, personeelsaccount).

3. Bewaartermijnen

• Telefoonnummer : verwijderd zodra de loketafhandeling beëindigd is of het ticket verloopt (max 24u).
• Ticket : 30 dagen na afsluiting, definitief verwijderd. Geanonimiseerde statistieken blijven 13 maanden beschikbaar voor pilotage.
• Burgerfeedback : 24 maanden.
• Technische logs : 12 maanden.
• Audit log : 3 jaar (wettelijke traceerbaarheid).
• Personeelsaccount : duur van de samenwerking + 30 dagen.

4. Uw rechten

Conform artikelen 15-22 AVG beschikt u over de volgende rechten : toegang, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van de toestemming.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijf naar de betrokken organisatie of naar contact@urgentis.be. Antwoord binnen 30 dagen.

5. Klacht bij de toezichthoudende autoriteit

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) :

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• gegevensbeschermingsautoriteit.be
• contact@apd-gba.be