Conditions générales d'utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'usage du service Urgentis Médecin (« le Service ») par un médecin, une société de médecins ou un cabinet médical établi en Belgique (« le Cabinet » ou « le Praticien ») et par les membres de son personnel autorisés (secrétaire, assistant·e). Le Service est édité par Pixel Company (société simple de droit belge, Urgentis SRL en cours de constitution) — voir les mentions légales. Elles se lisent conjointement avec les CGV et la politique de confidentialité.

Le Service est un outil logiciel d'organisation: gestion de file d'attente (walk-in), prise et suivi de rendez-vous, écran d'appel, rappels anti-no-show et liste d'attente intelligente. Il ne fournit aucun acte médical, aucun diagnostic et aucune prescription : il assiste l'organisation du cabinet, il ne s'y substitue jamais.

1. Objet et périmètre

Les présentes CGU complètentle contrat de service / l'abonnement conclu entre le Cabinet et Urgentis (offre « Fondateur » au lancement) et fixent les règles d'usage de la Plateforme. En cas de contradiction, le contrat de service prévaut pour les stipulations commerciales ; les CGU prévalent pour les règles d'usage. La secrétaire IA vocalen'est pas active au lancement du pilote : aucun appel à un moteur d'IA tiers n'a lieu tant qu'elle est désactivée.

2. Accès et inscription

L'accès au Service suppose la conclusion d'un abonnement et l'acceptation des présentes CGU. Un administrateur du Cabinet crée les comptes des utilisateurs autorisés : chaque compte est nominatif, associé à un rôle (médecin, secrétaire) et à un périmètre d'actions autorisées. Le patient accède au suivi de sa file ou de son rendez-vous sans création de compte (ticket anonyme identifié par un jeton, un code d'affichage ou un QR code). Le Cabinet garantit l'exactitude des informations fournies (identité, n° INAMI, coordonnées de facturation) et les tient à jour.

3. Comptes et sécurité

Les identifiants sont strictement personnels et confidentiels. L'authentification du personnel repose sur email + code PIN (le PIN est haché côté serveur, jamais stocké en clair). Une authentification à deux facteurs (2FA)est exigée pour les comptes à privilèges élevés, notamment l'accès aux données de santé et aux fonctions RGPD ; le Cabinet veille à son activation effective. Chaque utilisateur s'engage à ne pas partager ses identifiants, à signaler immédiatement tout accès suspect, à n'accéder qu'aux données relevant de son périmètre et à respecter le secret médical (art. 458 du Code pénal belge) pour toute donnée patient consultée.

4. Usages autorisés et interdits

Le Service est destiné exclusivement à l'organisation de la prise en charge des patients du Cabinet. L'utilisateur s'interdit notamment de : contourner les mesures de sécurité ou les contrôles d'accès ; accéder aux données d'un autre cabinet ou d'un patient hors de son périmètre ; extraire massivement des données (scraping) ; utiliser le Service à des fins commerciales, publicitaires ou de profilage ; communiquer des données patients à des tiers sans base légale ; ou porter atteinte à l'intégrité ou à la disponibilité de la Plateforme. Tout manquement peut entraîner la suspension immédiate des comptes concernés et, le cas échéant, un signalement aux autorités compétentes.

5. Responsabilité — primauté de l'acte médical

Urgentis Médecin est un outil logiciel d'organisation : il ne se substitue en aucun cas au jugement clinique du Praticien. Toute décision médicale (diagnostic, triage, traitement, prescription) relève de la seule responsabilité du Praticien, qui demeure responsable du dossier patient et de sa tenue conforme. Lorsque la secrétaire IA est activée, ses suggestions (transcription, pré-remplissage, suggestion de code) sont de simples aides qui doivent être vérifiées et validées par un humain avant tout usage ; elles n'ont aucune valeur médicale ou de facturation par elles-mêmes.

Dans la mesure permise par le droit belge, et sauf faute lourde, dol ou violation d'une obligation essentielle de sécurité / RGPD, la responsabilité d'Urgentis est limitée aux dommages directs et plafonnée au montant payé par le Cabinet au cours des 12 derniers mois. Urgentis n'est pas responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chance, atteinte à la réputation) ni des décisions médicales prises sur la base des informations affichées.

6. Données personnelles et de santé

Pour les données patients, le Cabinet est responsable du traitement ; Urgentis agit comme sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un accord de traitement (DPA) signé avec le Cabinet — voir le résumé du DPA. Les données patients identifiantes et de santé sont chiffrées au repos (AES-256-GCM)et en transit (TLS 1.3), avec isolation par organisation et journal d'accès. Les modalités détaillées (catégories de données, bases légales, droits des personnes, durées) figurent dans la politique de confidentialité.

Point essentiel — conservation du dossier patient. Urgentis n'est pas le dépositaire légal du dossier patient: le Service est une couche éphémère (file d'attente, rendez-vous, pré-remplissage), avec une purge automatique à 90 jours des données de file et de rendez-vous terminées (effacement par anonymisation). La conservation du dossier patient au titre des obligations belges (loi du 22 août 2002 sur les droits du patient, obligations INAMI et fiscales) incombe au Cabinet, dans son dossier médical informatisé (DMI) / logiciel métier, hors Urgentis. Le Cabinet est invité à exporter et conserver les éléments nécessaires avant la purge.

7. Disponibilité et niveaux de service

Les engagements de disponibilité (objectif 99,5 % par mois), de support et de maintenance figurent dans le contrat de service et le SLA. Les maintenances planifiées sont notifiées 48 h à l'avance, sur une fenêtre nocturne. Les exclusions (force majeure, défaillance d'un sous-traitant tiers, réseau du Cabinet, navigateurs non supportés) sont précisées au SLA.

8. Violation de données

En cas de violation de données affectant les données traitées pour le compte du Cabinet, Urgentis notifie le Cabinet dans les meilleurs délais et au plus tard 24 heures après la découverte, afin de permettre au Cabinet (responsable) de remplir ses obligations vis-à-vis de l'Autorité de protection des données (art. 33 RGPD) et des personnes concernées (art. 34).

9. Durée, suspension et résiliation

Le Service est fourni pour la durée de l'abonnement, conclu sans engagement. Urgentis peut suspendre l'accès en cas de manquement aux CGU, de risque pour la sécurité ou de défaut de paiement, après notification sauf urgence. Le Cabinet peut résilier à tout momenten self-service, avec effet à la fin de la période mensuelle en cours. S'agissant d'un professionnel (B2B), le droit de rétractation réservé aux consommateurs ne s'applique pas. À l'échéance, Urgentis met à disposition un export structuré (JSON) des données encore présentes, puis procède à leur suppression / anonymisation selon la politique de conservation.

10. Propriété intellectuelle

Le concept, le design, le code source et l'ensemble des éléments du Service sont la propriété exclusive de l'Éditeur. La souscription confère au Cabinet une licence d'usage limitée, personnelle et non transférable, pour la durée de l'abonnement. Les données saisies par le Cabinet et ses patients restent la propriété du Cabinet; Urgentis n'en fait aucun usage propre au-delà de l'exécution du Service.

11. Modifications des CGU

Urgentis peut modifier les CGU. Les modifications substantielles sont notifiées à l'administrateur du Cabinet au moins 30 joursavant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation après cette date vaut acceptation des CGU modifiées ; à défaut, le Cabinet peut résilier dans les conditions du § 9.

12. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont régies par le droit belge(en ce compris le RGPD, la loi du 30 juillet 2018, le secret médical, la loi du 22 août 2002 sur les droits du patient et le cadre INAMI / eHealth). En cas de différend, les parties s'efforcent d'abord de trouver une solution amiable (contact@urgentis.be). À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.

Version pilote « Fondateur ». Pour toute question : contact@urgentis.be.